Dit is bijvoorbeeld het geval als het gebouw waarin het glas-in-lood zich bevindt, voorkomt op een lijst van gemeentelijke of rijksmonumenten. Een erkend monument mag niet of alleen onder strikte voorwaarden worden gesloopt. Veel glas-in-lood van voor 1900 is beschermd, veel glas-in-lood van latere datum niet. Als het glas-in-lood officieel beschermd is, moet voor elke voorgenomen wijziging, en dus ook voor verwijdering, vergunning worden aangevraagd bij de desbetreffende gemeente. Deze zal bepalen hoe de procedure verder gaat. Besturen van katholieke kerken dienen tevens in overleg te treden met het Bisdom. Voor de goede orde: Glas-in-lood Depot Limburg heeft op het gebied van vergunningen geen enkele bevoegdheid en speelt in dit verband dan ook geen enkele rol.

Is het glas-in-lood niet officieel beschermd, ga dan verder met stap 2.

Onder het menu Overzichten, links op de pagina, vindt u de Inventarisatie Limburgs glas-in-lood. Als het object dat u onder uw hoede hebt, in de Inventarisatie wordt genoemd, gaat het om waardevol Limburgs glas-in-lood dat op grond van zijn kunst- of cultuurhistorische betekenis dient te worden behouden. U wordt dringend verzocht de procedure te vervolgen en het glas-in-loodobject aan te melden bij Glas-in-lood Depot Limburg. Ga hiervoor verder met stap 3.

Als het glas-in-lood niet in de Inventarisatie voorkomt, maar naar uw mening toch waardevol is (of kan zijn), neemt u dan (nogmaals) zorgvuldig kennis van de criteria die zijn weergegeven onder Voorwaarde 1 (in het submenu Voorwaarden van het menu Voor aanbieders). Als u na bestudering hiervan nog steeds van mening bent dat het glas-in-loodobject nader aandacht verdient, neemt u dan contact op met  Glas-in-lood Depot Limburg voor een beoordeling.

Vul het aanmeldingsformulier zo volledig mogelijk in. Als u op een vraag het antwoord nog niet weet, geef dan aan wanneer er naar verwachting meer duidelijkheid zal zijn. Aan het einde van het formulier is ruimte om uw aanmelding toe te lichten en/of vragen te stellen.

Glas-in-lood Depot Limburg reageert uiterlijk drie werkdagen na de aanmelding. Voor het vervolg zijn twee scenario's mogelijk. Ga naar stap 5 als het glas-in-lood direct elders kan worden hergebruikt. Ga naar stap 6 als het glas-in-lood naar verwachting in depot wordt genomen.

Het is het mooiste als glas-in-loodwerken die moeten worden verwijderd, direct op een nieuwe bestemming kunnen worden herplaatst. In dat geval zal Glas-in-lood Depot Limburg ervoor zorgen dat aanbieder en afnemer praktische afspraken kunnen maken over onder meer het tijdstip van de overdracht, de prijs van het glas-in-loodkunstwerk en de wijze waarop de kosten van uitname, transport en herplaatsing worden verdeeld.
Als er niet direct een afnemer voorhanden is, zal het glas-in-lood in depot worden genomen (zie stap 6).

De kosten van verwijdering en transport zijn in eerste instantie voor rekening van de aanbieder. Als er voor het glas-in-lood een nieuwe bestemming wordt gevonden, maakt de aanbieder met de afnemer afspraken over de prijs van het glas-in-loodkunstwerk en over een kostenvergoeding voor uitname en transport.

De aanbieder is geen kosten verschuldigd voor de tijdelijke opslag (huur, exploitatiekosten) en het beheer van de glas-in-loodkunstwerken. Deze worden gedragen door Glas-in-lood Depot Limburg (ofwel de Provincie Limburg).